POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TECNOGLASS S.A.
1. GENERALIDADES
TECNOGLASS S.A., teniendo en cuenta su responsabilidad en el Tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento de las normas aplicables, en especial de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2012, adopta mediante el presente documento su Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la "Política").
La Política aplica para toda la información personal de aquellas contrapartes con quien TECNOGLASS S.A. interactúa, incluyendo, pero sin limitarse a los clientes, empleados, proveedores o de cualquier otra persona que, por algún motivo, suministre información a TECNOGLASS S.A.
2. DEFINICIONES
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes
definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas en el tratamiento de datos personales.
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de los Datos Personales.
b) Aviso de privacidad: Documento físico o electrónico, generado por el Responsable del tratamiento, que es puesto a disposición del Titular con la información relativa a la existencia de las Políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que será objeto de Tratamiento.
d) Dato Personal: Cualquier información de una persona que permita o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables. Los datos pueden ser públicos, semiprivados o privados.
e) Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para el Titular.
f) Dato Público: Es aquel dato calificado como tal, según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los contenidos en documentos públicos, tales como datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o servidor público, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
g) Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como la información financiera y crediticia de actividad comercial.
h) Dato Sensible:Todos aquellos datos que puedan afectar la intimidad del Titular cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas o filosóficas o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos de la vida sexual, datos de la salud y condición física y biométricos como huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
i) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
j) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
k) Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de aquellos.
3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La sociedad TECNOGLASS S.A. aplicará, de manera armónica e integral, los siguientes principios rectores en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: En el Tratamiento de datos personales TECNOGLASS S.A. dará aplicación a las normas vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de Datos Personales y demás derechos fundamentales conexos.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y las Leyes, la cual será informada al Titular.
c) Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales, se procurará garantizar el derecho del Titular a obtener de TECNOGLASS S.A., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales y a las normas vigentes y aplicables que rigen el Tratamiento de Datos Personales y demás derechos fundamentales conexos. En este sentido, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta al Tratamiento por parte de TECNOGLASS S.A. se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas existentes que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en la administración, manejo y actualización o que tengan acceso a informaciones que se encuentren en Bases de Datos y que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento de la información, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en las normas vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de Datos Personales y demás derechos fundamentales conexos.
4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El Responsable del Tratamiento de Datos Personales es
TECNOGLASS S.A., identificada con el NIT No. 800229035-4, con domicilio en la Av. Circunvalar a 100 mts de la vía 40, Las Flores, Barranquilla, Atlántico, correo electrónico habeas.data@tecnoglass.com y teléfono: (+575) 3734000.
5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en las normas vigentes y aplicables, en el Tratamiento de la información se requiere autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior, como un documento físico o electrónico, un mensaje de datos o cualquier mecanismo técnico o tecnológico que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic.
6. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, mediante el cual se informa al Titular la información relativa a la existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales, la forma de acceder a la misma y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, contendrá la siguiente información:
a) La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
b) El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la Política de Tratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.
7. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN
No será necesaria la autorización del Titular cuando:
a) La información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Se trate de datos de naturaleza pública.
c) Se trate de casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Se trata de información cuyo Tratamiento ha sido autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Todo proceso que conlleve el Tratamiento por parte de cualquier área de la compa–ía de datos personales tanto de clientes, empleados,proveedores y, en general, de cualquier tercero con el cual TECNOGLASS S.A. sostenga relaciones comerciales y laborales, deberá tener en cuenta los derechos que le asisten a ese Titular de los datos, los cuáles se enuncian a
continuación:
a) Derecho a conocer, actualizar, consultar o rectificar sus Datos Personales, en cualquier momento, frente a la sociedad TECNOGLASS S.A., respecto a aquellos datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y/o que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento no haya autorizado.
b) Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a la sociedad TECNOGLASS S.A.
c) Derecho a ser informado por la sociedad TECNOGLASS S.A., previa solicitud del Titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
d) Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer sus derechos frente a la sociedad TECNOGLASS S.A.
e) Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que la sociedad TECNOGLASS S.A. no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
f) Derecho a acceder en forma gratuita a los Datos Personales que voluntariamente decida compartir con TECNOGLASS S.A., para lo cual la compa–ía se encargará de conservar y archivar de forma segura y confiable las autorizaciones de cada uno de los Titulares de datos personales, debidamente otorgadas.
9. TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES
TECNOGLASS S.A. podrá hacer Tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
a) El Titular haya dado su autorización previa y explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea Política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
10. DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
En el Tratamiento de los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de TECNOGLASS S.A. sobre niños, niñas y adolescentes, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
En todo caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las Bases de Datos de TECNOGLASS S.A. o, que eventualmente se soliciten, deberá ser autorizado expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto.
De igual manera, la sociedad TECNOGLASS S.A. facilitará a los representantes legales de los menores la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.
11. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
TECNOGLASS S.A. solo utilizará los Datos Personales que el Titular de los mismos haya autorizado previa y expresamente, siempre dentro del marco de la misión y el objeto social de TECNOGLASS S.A. y respetando los derechos a la intimidad, al buen nombre, a la imagen y demás derechos Constitucionales.
La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se obtiene y conserva con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. Las finalidades de las Bases de Datos dependerán de quién es la contraparte que suministra la información y serán informadas al momento de solicitar la autorización.
12. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los Datos Personales que haya suministrado a la sociedad TECNOGLASS S.A., enviando una comunicación, en cualquier momento y de manera gratuita, a través del siguiente correo electrónico:habeas.data@tecnoglass.com o comunicándose al teléfono (+575) 3734003.
Ahora bien, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por:
a) El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
La petición o derecho que ejercita el Titular de los datos personales deberá contener:
a) Nombre y apellidos del usuario.
b) Los datos de contacto para recibir notificaciones.
c) Los documentos que acrediten en debida forma la personería o mandato para actuar, si fuera el caso.
d) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
Estos derechos se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o, aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su Titular.
13. CONSULTAS
Los Titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier Base de Datos de TECNOGLASS S.A., suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por escrito, a través del medio indicado en la presente Política, siempre y cuando sea el Titular de los datos o su representante.
14. RECTIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DATOS
Los Titulares, sus causahabientes o representantes que consideren que la información contenida en una base de datos de TECNOGLASS S.A. debe ser objeto de rectificación o actualización, podrán presentar un reclamo ante TECNOGLASS S.A., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a TECNOGLASS S.A., a través del medio indicado en el numeral 15, con la siguiente información:
a) Identificación del Titular.
b) Los datos de contacto para recibir notificaciones.
c) Los documentos que acrediten en debida forma la personería o mandato para actuar, si fuere necesario.
d) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
e) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca la rectificación o actualización.
f) Los documentos que se quieran hacer valer.
15. SUPRESIÓN DE DATOS
Los Titulares, sus causahabientes o representantes podrán solicitar, en todo momento y de forma gratuita, a TECNOGLASS S.A., la supresión de sus Datos Personales cuando:
a) Consideren que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente y en la presente Política.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por los Titulares, sus causahabientes o representantes, en los registros, archivos y bases de datos administradosporTECNOGLASS S.A.
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a TECNOGLASS S.A., a través del medio indicado en la Política, conteniendo como mínimo la siguiente información:
a) Identificación del Titular.
b) Los datos de contactopara recibir notificaciones.
c) Los documentos que acrediten en debida forma la personería o mandato para actuar, si fuere necesario.
d) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
e) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca la rectificación o actualización.
f) Los documentos que se quieran hacer valer.
Ahora bien, es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación Legalmente adquirida por el Titular.
16. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes podrán, en todo momento y de forma gratuita, revocar el consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Para ello, el Titular podrá revocar su consentimiento mediante el mismo medio por el que lo otorgá.
Al respecto, se debe tener en cuenta que existen dos modalidades de revocación del consentimiento: Una de ellas se da sobre la totalidad de las finalidades consentidas y la otra, se da sobre algunos tipos de Tratamiento determinados.
17. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
TECNOGLASS S.A. será el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, directa o indirectamente, para lo cual se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al Encargado la atención e implementación de la Políticas y procedimientos idóneos para la protección de los Datos Personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
18. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
TECNOGLASS S.A. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los Datos Personales que el Titular de la información suministre a TECNOGLASS S.A. bajo cualquier medio, serán administrados de forma confidencial con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.
19. VIGENCIA DE LA PÓLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales estará vigente a partir del tres (3) de octubre de 2016 y durante el tiempo en que TECNOGLASS S.A. ejerza las actividades propias de su objeto social.